Projektkostnadshantering
Projektkostnadshantering definieras som processen att planera och styra projektet kostnadseffektivt. Den definierar vilka kostnader som krävs för varje leverans. Kostnaden för projektet kan beräknas från olika processkällor (exempel nedan)
- Skapa arbetsfördelningsstruktur (WBS)
- Utveckla schema
- Planera mänskliga resurser
- Identifiera risker
Ingångarna för kostnadshantering inkluderar,
- Projektledning plan
- Projektstadga
- Företags miljöfaktorer
- Organisatoriska processtillgångar
Medan är resultatet av detta
- Kostnadshanteringsplan.
Att skapa uppskattning och kostnad för projekt är en extremt viktig del av all projektledning. Olika saker tas med i beräkningen när budgeten beräknas för projekt som arbetskostnader, nödvändig anskaffning av utrustning, materialkostnader etc.
Vad är uppskattning av projekt?
Uppskattning av projektkostnader definieras som processen för att approximera projektets totala utgifter. Noggrannheten i kostnadsberäkningen beror på noggrannheten och detaljerna i projektets omfattning, vilket är omfattningsbaslinjen. Omfattningen definierar också eventuella begränsningar som datum, resurser eller budget. Riskregistret hjälper till att beräkna uppskattning av kostnadstyper, kostnader som görs bakom den eventuella åtgärden och de kostnader som görs för att hantera risker.
För att uppskatta projektets kostnad måste du kategorisera olika kostnadstyper i kategorier som
- Arbetskostnad
- Utrustningskostnad
- Kostnader för leveranser
- Resekostnad
- Utbildningskostnad
- Overheadkostnader etc.
Tekniker som används för att uppskatta projektkostnader
För att uppskatta projektkostnader formellt finns det få metoder (tekniker) som används enligt följande:
- Analog uppskattning
Denna uppskattningsteknik baseras på expertbedömningar och information baserad på liknande tidigare projekt. Där tidigare gjordes liknande projektkostnader med plus eller minus 20% för befintligt projekt.
- Parametrisk uppskattning
Tidigare data eller post används för att beräkna kostnaden för det aktuella projektet.
- Upp och ner uppskattning
När du väl har definierat omfattningen av projektet är det den mest pålitliga tekniken. I den här tekniken, baserat på WBS, uppskattar du kostnaden för varje resurs eller leveranser.
På samma sätt finns det andra metoder (tekniker) som kan vara användbara för att uppskatta kostnader som PERT-uppskattning, leverantörsanalys, etc.
Projekt Budgetplanering
Huvudsyftet med denna aktivitet är att fördela och auktorisera de monetära resurser som krävs för att slutföra projektet. Huvudresultatet för att fastställa budgeten inkluderar baslinjen för kostnadsprestanda. Den anger inte bara vilken kostnad som kommer att uppstå utan även när kostnaderna kommer att uppstå. Ingångarna för att fastställa budgeten inkluderar
- Uppskattningar av aktivitetskostnader
- Grund för uppskattningar
- Räckvidd baslinje
- Projekt schema
- Resurskalendrar
- Kontrakt
- Organisatoriska processtillgångar
Resultatet av denna process är
- Baslinje för kostnadsprestanda
- Projektfinansieringskrav
- Uppdateringar av projektdokument
Projektbudgettering utförs parallellt med schemaläggningsprocessen. Det är mycket beroende av tre komponenter -
- Kostnadsuppskattning
- Uppgiftslängder
- Tilldelade resurser
Under projektbudgettering kommunicerar projektledare med olika personer som ansvarar för att hantera arbetsinsatserna samt uppskattar projektkostnader.
Han kommer att använda olika projektutsikter som projektets arbetsfördelningsstruktur, kostnadsberäkningar, historiska data och register, resursinformation och policyer.
Utan riskbedömning är budgetprocessen inte slutförd. Riskbedömningsprocessen tar hänsyn till faktorer som tidsbrist, tillgång till resurser, erfarenhet av utvecklingsteam, teknik som används etc. Riskbedömningen kan uppgå till mellan 25 och 30 procent av den totala projektkostnaden.
Projektkvalitetshanteringsplan
Kvalitetshanteringsprocessgruppen består av tre processer,
- Planera kvalitet
Plankvalitetsprocessen innebär att man identifierar vilken standardkvalitet som är relevant för projektet och hur man uppfyller dem. Det inkluderar också att identifiera kvalitetsmått och standardmått för projektprocesser, krav på regelefterlevnad, produktfunktionalitet, dokumentation etc.
Ingångarna för planens kvalitetshantering inkluderar
- Projektledning plan
- Intressentregister
- Riskregister
- Kravsdokumentation
- Företags miljöfaktorer
- Organisatoriska processtillgångar
Resultatet för kvalitetshanteringen är
- Kvalitetshanteringsplan
- Processförbättringsplan
- Kvalitetsstatistik
- Kvalitetschecklistor
- Uppdateringar av projektdokument
- Kvalitetssäkring
Detta steg omfattar huvudsakligen två aktiviteter, först analyserar projektkvaliteten och förbättrar projektkvaliteten. Det är en process för att granska kvalitetskraven och resultaten från mätning av kvalitetskontroll för att säkerställa att kvalitetsstandarden upprätthålls under hela processen. Ingången för detta kommer att vara densamma som resultatet av planens kvalitetshantering medan
Resultatet av denna process blir
- Ändringsbegäran
- Projektledning plan
- Uppdateringar av projektdokument
- Uppdateringar av organisationsprocesser
- Kvalitetskontroll
Detta kommer att genomföras för att kontrollera kvaliteten under hela projektets livscykel. Den definierar hur kvalitetsstandarden kan uppfylla de definierade kvalitetsstandarderna. Resultatet av kvalitetssäkring kommer att vara ingången för kvalitetskontroll. Medan produktionen kommer
- Mätningar av kvalitetskontroll
- Validera ändringar
- Verifierade leveranser
- Information om arbetsprestanda
- Ändringsbegäran
- Projektledning plan
- Uppdateringar av projektdokument
- Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar
Projekt Human Resource Management
HR-hantering inkluderar processen att organisera, hantera och leda projektgruppen. Den består av personer med tilldelade roller och ansvar för att slutföra projektet. HR-ledningen kommer att hantera fyra processer.
- Utveckla personalresursplan : Det här steget definierar projektets roller och ansvar, organisationsscheman för projektet och personalhanteringsplan
Ingången för detta kommer
- Projektledning plan
- Krav på aktivitetsresurser
- Företags miljöfaktorer
- Organisatoriska processtillgångar
Resultatet för detta blir
- Plan för personalhantering
- Skaffa projektgrupp :
Detta steg bekräftar tillgängligheten av personalresurser och att få det team som är nödvändigt för att slutföra projektaktiviteter. Ingången för detta steg skulle vara utgången från föregående steg. Medan resultatet från detta steg skulle vara
- Projektpersonaluppdrag
- Resurskalendrar
- Uppdateringar av projektledningsplanen
- Utveckla projektteam :
I det här steget är fokus att förbättra teamets effektivitet, interaktionen i teammedlemmarna och förbättra den övergripande team- och projektprestandan. Ingången för detta steg skulle vara utgången från föregående steg. Medan produktionen för detta steg skulle vara
- Teamprestationsbedömningar
- Uppdateringar för företagets miljöfaktorer
- Hantera projektteam :
Denna process inkluderar spårning av teammedlemmars prestanda, lösning av problem, feedback och hantering av ett team för att optimera projektets prestanda. Ingången för detta steg skulle vara utgången från föregående steg. Medan produktionen för detta steg skulle vara
- Ändringsbegäran
- Uppdateringar av projektledningsplanen
- Uppdateringar av projektdokument
- Uppdateringar för företagets miljöfaktorer
- Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar
Projektkommunikationshantering
Projektkommunikation betyder här inte att interagera verbalt med varandra utan att sända projektrelaterad information effektivt med projektgruppen, intressenter, projektledare etc. Det ska ta itu med riskåtgärder och bedömningar, projektplaner, mötesledning och åtgärder, recensioner och promenad -genomgångar etc.
Detta segment täcker främst fem områden
- Kommunicera med intressenter
Det är processen att utveckla en metod för att kommunicera med intressenter effektivt och förstå deras krav. Ingången för detta skulle vara
- Projektledning plan
- Intressentregister
- Företags miljöfaktorer
- Organisatoriska processtillgångar
Medan utdata för detta kommer att vara
- Kommunikationshanteringsplan
- Uppdateringar av projektdokument
- Hantera kommunikation
Det är processen att lagra, distribuera, samla in och hämta projektinformation i enlighet med en kommunikationsplan. Ingången för detta steg skulle vara
- Företags miljöfaktorer
- Organisatoriska processtillgångar
- Arbetsprestationsrapporter
- Kommunikationshanteringsplan
Medan produktionen skulle vara
- Projektkommunikation
- Uppdateringar av projektledningsplanen
- Uppdateringar av projektdokument
- Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar
- Kontrollkommunikation
Det är processen att kontrollera och övervaka kommunikation under hela projektets livscykel. Ingången för detta steg skulle vara
- Projektledning plan
- Projektkommunikation
- Problemlogg
- Uppgifter om arbetsprestanda
- Organisatoriska processtillgångar
Medan resultatet från detta steg skulle vara
- Information om arbetsprestanda
- Ändra begäranden
- Uppdateringar av projektledningsplanen
- Uppdateringar av projektdokument
- Organisatoriska processuppdateringar
Sammanfattning
Kostnadshantering är processen att planera och kontrollera projektet kostnadseffektivt. Det hjälper dig att registrera och spåra de utgifter som gjorts efter projektet.
För att se att ditt projekt har slutförts inom en viss tidslinje och budget kommer vi att se vilken riskfaktor som behöver mildras i nästa handledning.