I denna handledning skapar vi ett enkelt försäljningssystem för en fiktiv butik. Systemet kommer att användas av den operativa personalen för att registrera de dagliga affärstransaktionerna, den taktiska personalen kommer också att använda systemet för att övervaka butikens nuvarande prestanda.
Systemet kommer att kunna exportera data för att utmärka sig. Excel kommer att användas som ett verktyg för beslutsstödsystem för att analysera data. Data i Excel kan också kombineras med data från andra källor.
Detaljhandel MIS-komponenter
1. Affärsrutiner
Affärsprocedurer definierar hur de dagliga affärstransaktionerna måste genomföras. Försäljningssystemet kommer att användas för att registrera daglig försäljning.
I följande lista beskrivs de aktiviteter som ska göras när en kund köper en artikel
- Kunden presenterar föremål som ska köpas i kontanter till
- Kassör söker i systemet efter den presenterade artikeln i systemet för att hämta priset
- Kassör anger kvantiteten på det köpta föremålet och systemet beräknar den totala kostnaden. Denna process upprepas för alla köpta artiklar
- Om en kassör felaktigt lägger till en artikel eller en artikel i systemet, bör de kunna ta bort den om betalningen ännu inte har bokförts. Om betalningen har bokförts bör kassören inte kunna ta bort någonting.
- Efter att ha bekräftat den totala kundräkningen bör systemet tillåta kassören att bokföra kundbetalningen och skriva ut ett kvitto för kunden.
2 personer
Användarna som kommer att använda systemet kommer att vara kassör, revisorer och lagerstyrning. Alla användare måste vara datorbokstavligen och vara utbildade i hur man använder försäljningssystemet.
3. Hårdvara
Försäljningssystemet kommer Microsoft Access som databasmotor. Microsoft-åtkomst är en fristående databasmotor och som sådan kommer systemet att köras på en enda dator. Den använda datorn måste ha följande specifikationer.
- Minst 1 GB RAM
- Minst 10 GB ledigt lagringsutrymme på den lokala enheten där databasen kommer att finnas
- Datorn ska köra ett Windows-operativsystem med minst Windows XP och högre
- Processorns hastighet bör ha minst 1 GHz
4. Programvara
Datorn som ska användas med systemet ska ha följande minimispecifikationer.
- Microsoft-baserat operativsystem
- Microsoft Office Suite (särskilt Microsoft Word och Microsoft Access)
5. Uppgifter
De dagliga affärstransaktionerna lagras i en Microsoft Access-databas.
Point of Sale Database Dictionary
En databasordbok beskriver databasfälten, vad de gör och datatypen.
Nedan beskrivs de tabeller som vi kommer att ha i vår databas. För enkelhets skull kommer vi att hålla antalet tabeller till endast fyra (4).
Produkter Tabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Beskrivning |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | Produktnamn | Sträng | Produktens namn |
| 3 | Pris | Numerisk | Priset på produkten |
| 4 | Kvantitet_på_hand | Numerisk | Tillgänglig mängd vid varje tillfälle |
| 5 | Rekommenderad_leverantör_id | Numerisk | Utländsk nyckel som länkar till leverantörstabellen |
Kundernas tabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Beskrivning |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | Köparens namn | Sträng | Kundens namn |
| 3 | Total_köp | Numerisk | Ackumulerat värde av den totala försäljningen till en viss kund |
Leverantörstabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Beskrivning |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | Leverantörsnamn | Sträng | Kundens namn |
| 3 | Kontaktnummer | Numerisk | Kontaktnummer för leverantören |
| 4 | E-postadress | Sträng | E-postadress till leverantören |
Försäljningstabell
| S / N | Fält namn | Data typ | Beskrivning |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | Kundnummer | Numerisk | Kundens unika identifierare |
| 3 | Transaktions Datum | Datum | Datumet då transaktionen registrerades |
| 4 | Betalt belopp | Numerisk | Totalt inköpsbelopp |
| 5 | Betald | Boolean | Booleskt fält som visar om en kund har betalat eller inte |
Tabell över försäljningsdetaljer
| S / N | Fält namn | Data typ | Beskrivning |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Spela in primärnyckel |
| 2 | sales_id | Numerisk | Kundens unika identifierare |
| 3 | Serienummer | Datum | Datumet då transaktionen registrerades |
| 4 | kvantitet | Numerisk | Totalt inköpsbelopp |
| 5 | Betald | Boolean | Booleskt fält som visar om en kund har betalat eller inte |
Point of Sale databas enhetsrelationsdiagram
Enhetsrelationsdiagrammet visar förhållandet mellan tabeller i databasen. I följande tabell beskrivs förhållandena mellan databastabellerna
| S / N | Relation | Primär | Främmande nyckel | Förhållande natur |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Produkter till försäljning | Id i produkter | Produkt_id i försäljning | 1 till många |
| 2 | Försäljning till kunder | Id hos kunder | Kund_id i försäljning | Många till många |
| 3 | Produkter till leverantörer | Id i leverantörer | Rekommenderat_leverantör_id i produkter | Många till 1 |
Följande bild visar förhållandena mellan tabellerna i vår databas.
Hur en transaktion behandlas i systemet
- Systemet hämtar alla kundposter från kundtabellen och fyller i rullgardinsmenyn
- Kassören klickar på den nya transaktionsknappen. Detta skapar en ny post i försäljningstabellen och genererar ett transaktions-id.
- Systemet hämtar alla produkter från produkttabellen och fyller i rullgardinsmenyn
- Kassören väljer en produkt från listrutan. Systemet behåller produkt-id och pris för den aktuella artikeln.
- Kassören anger den köpta kvantiteten. Systemet beräknar delsumman baserat på det lagrade priset och den angivna kvantiteten. Denna process upprepas tills alla produkter har lagts in i systemet.
- Kassören anger det belopp som kunden har betalat. Systemet beräknar ändringen om kunden betalar mer än priset.
- Kassören klickar på knappen efter betalning. Systemet uppdaterar;
- produktkvantitet till hands i produkttabellen
- uppdaterar fältet betalt belopp och markerar transaktionen som betalad i försäljningstabellen
- uppdaterar fältet totala inköp i kundtabellen
Point of Sale Grafiskt användargränssnittsskärmbilder
Systemets huvudfönster - detta är ingången till systemet. Det gör att användarna kan mata in data, bearbeta transaktioner, skriva ut rapporter och exportera försäljningsdata till Excel för vidare analys.
Här har vi demonstrerat olika datainmatningsfönster som används under POS, för att ge en översikt över fältet som fylls under transaktionen.
Fönster för försäljningsställe som används av kassörerna vid kassapunkten
Användargränssnittet är utformat på ett sådant sätt att det guidar kassören genom de steg som är involverade i bokföringen av en lyckad köptransaktion.
Fönster för kunddatainmatning
Fönster för datainmatning av produkter
Sammanfattning
Denna handledning visar de praktiska stegen som är involverade i utvecklingen av ett informationssystem och förklarade en prototyp av ett POS-system (försäljningsställe). Systemet har utvecklats med hjälp av Visual Basic for Applications (VBA) i Microsoft Access.
- Nästa