Inköpsorder används för ett antal processer vid upphandling. De kan användas för intern upphandling (från en anläggning till en annan), extern upphandling av varor (direkt konsumtion eller lager) och tjänster. Det kan också användas för underleverantörer, tredjeparts- och sändningsprocesser. Inköpsorderhantering visas i följande diagram. Inköpsorder kan skapas med hänvisning till en inköpsrekvisition, RFQ, offert, en annan inköpsorder, kontrakt, försäljningsorder.
Hur man skapar en inköpsorder
Inköpsorder skapas med standardtransaktion ME21N (eller ME21 - den gamla instansen av transaktionen).
Steg 1)
- Ange transaktionskod ME21N .
- Ange leverantör.
- Ange materialnummer som måste anskaffas.
- Ange kvantitet och måttenhet (valfritt - systemet använder UoM från inköpsinfoposten).
- Tryck på ENTER för att bekräfta de inmatade uppgifterna.
Inköpsordern fylls nu med information från inköpsinfoposten och materialmastern, i kombination med leverantörens stamdata. Detta kan ses på de närmaste skärmarna.
Leveransdatum och nettopris fylls från information som tillhandahålls i stamdata.
I skärmbilden nedan fylldes block 1 och 2 från inköpsinfoposten, medan 3 fylldes från leverantörsmästaren.
Standardtexter fylls i via staminformation för köpinfo.
- Info-post PO-text - text fylld från info-postmastern.
- Info-postanteckning - fyllt i från postmästaren.
- Texten i det här fältet är densamma som i vår inforecod.
Steg 2)
- Du kan se att inköpsordern innehåller flera flikar på rubriknivå. På fliken "Status" kan du hitta lite information om inköpsorderns status.
- I det här blocket kan du hitta allmän status (Aktiv) samt beställningsbekräftelse (Inte skickat ännu), Leveransstatus och Fakturastatus.
- Detta är information om kvantiteter och värde, beställt antal och värde, levererat antal och värde, fortfarande för att leverera antal och värde, fakturerat antal och värde och slutligen information om nedbetalning.
Andra flikar innehåller information om organisationsdata, import, ytterligare data, partners, kommunikation, adress, texter, villkor, leverans / fakturainformation.
Steg 3)
Fliken Leverans / faktura innehåller data om betalningsvillkor och handelsvillkor. Du kan infoga betalningsvillkor här (som = D06 - betalning 30 dagar efter leverans), handelsvillkor (i två inkotermsfält - till exempel EXW Wien).
Steg 4)
Organisationsdata innehåller information om inköpsorganisationen, inköpsgruppen och företagskoden. Du kan välja en annan inköpsgrupp om du behöver.
Andra flikar
- På fliken Villkor kan du hitta information om priser och villkor på rubriknivå.
- Fliken Texter används för att underhålla texter på rubriknivå.
- Fliken Adress innehåller leverantörens adressdata.
- På fliken Ytterligare data hittar du leverantörens kollektivnummer och momsregistreringsnummer.
På artikelnivå inköpsorder innehåller ytterligare information om artiklar
- På fliken leveransschema kan vi ange önskat leveransschema och kvantiteter som ska levereras vid ett visst datum.
- Fliken Materialdata innehåller information om leverantörens materialnummer, batch, leverantörssats, EAN-kod etc. En del av informationen fylls i från inköpsinfoposten.
- På fliken leverans kan du ställa in procentsatser för leveranstolerans (över och under leverans), ange leveransstatus, leveransrester och andra uppgifter.
- Fliken Faktura innehåller information om fakturarelaterad data och ett fält "Skatt" som bör fyllas i tillämpligt (i vårt fall är skattekoden V1 för båda artiklarna).
- Fliken Villkor används för att ange villkor på artikelnivå.
- Leveransadress - vår företagsadress, den kan ändras om vi vill att materialet ska levereras någon annanstans.
- Fliken Bekräftelse innehåller data som är specifika för artikelbekräftelsekontroll och avvisningsindikator.
När all information dubbelkontrolleras för fel och anges korrekt kan vi spara inköpsordern.