Inköp är en del av SAP MM-modulen och dess process kan grovt avbildas i nedanstående diagram.
MRP (materialresursplanering) skapar upphandlingsförslag och omvandlas senare till inköpsrekvisition. Nästa steg är att tilldela källa till inköpsrekvisition och frigöra inköpsrekvisition. PR omvandlas till inköpsorder och vid mottagande av varor kan fakturakvitto göras för att slutföra inköpsprocessen. Dessutom betalas betalningen (i FI-modulen).
Upphandling behöver inte starta med MRP, den kan initieras genom konsumtionsbaserad planering eller genom direkt skapande av PR eller PO.
MRP är en systemfunktion för att bestämma materialkraven på både material- och BoM-nivå. En BoM (faktablad) är en lista över komponenter och underkomponenter som ett enda material består av.
Ett av de grundläggande dokumenten i Inköp i SAP är en inköpsrekvisition.
Inköpsrekvisition
Inköpsrekvisitioner kan skapas automatiskt av systemet eller manuellt. De kan omvandlas till inköpsorder men endast vid utgivningen (godkännande av inköpsrekvisition).
Vi kommer att täcka flera ämnen i denna leson som kan hjälpa till att förstå och skapa inköpsrekvisitionen.
Antalintervall i inköpsrekvisitioner krävs precis som i andra dokument för att tilldela dokumentnumret till nyskapade dokument.
Senare tilldelas dessa nummerintervall till olika dokumenttyper som vi kan definiera för användning vid inköpsrekvisition.
Vi kommer också att täcka kravspårningsnummer som i grund och botten är en siffra / bokstavskombination som unikt kan tilldelas flera dokument för att spåra vissa viktiga krav.
Du kommer att se hur källbestämningen fungerar och varför den är användbar, samt hur denna källa kan tilldelas vårt inköpsdokument.
Slutligen kommer du att ta reda på hur du behandlar inköpsrekvisitionen, från dess skapelse till konvertering till en inköpsorder.
Antalintervall för inköpsrekvisition
Tilldelning av nummerintervall för inköpsrekvisitioner på dokumenttyp. Flera olika nummerintervall kan skapas och därefter tilldelas en specifik inköpsrekvisitionstyp.
Detta görs i anpassning. Rekvisitionsdokumenttyper kan ha två nummerintervall. Varje dokumenttyp tilldelas ett internt och ett externt intervall. Interna nummerintervall ökas automatiskt av systemet och externa tilldelas manuellt.
Skärmen nedan representerar en lista över antal intervall för inköpsrekvisition.
Från nummer är det första numret i intervallet. Till nummer är det sista tillgängliga numret och det aktuella numret är det senast tilldelade numret till ett dokument.
Dessutom finns det en kryssruta som anger om detta är ett externt nummerintervall.
Exempelvis kan ett internt nummerintervall definieras som ett intervall från 20000000 till 30000000, i det här fallet kommer dokument av den dokumenttyp som tilldelas detta intervall att räknas från 20000001 och ökas med 1 för varje nytt skapat dokument. Det sista numret som är tillgängligt för detta intervall är 30000000, och om dina dokument fyller hela nummerintervallet måste det utvidgas. Det kommer sällan att hända eftersom det skulle innebära att du skulle ha 10 miljoner inköpsrekvisitionsdokument.
Definition av dokumenttyp
Definition av dokumenttyp är en åtgärd för att definiera olika dokumenttyper för en inköpsrekvisition. Det är användbart för att gruppera inköpsrekvisitioner och specificera dess användning mer detaljerat. Till exempel kan vi ha standard PR, underleverantör och lageröverföring. Varje dokumenttyp passar ett speciellt behov och är konfigurerad för att användas på det sättet.
I definitionen av dokumenttyp kan du definiera ett antal alternativ. Nummerintervall (internt och externt), artikelintervall, fältvalsknapp, kontrollindikator, total frisläppningsindikator (definierar om alla objekt i PR släpps samtidigt eller individuellt).
Standard inköpsrekvisitionsdokumenttyp i SAP definieras i alla installationer som NB.
Kravspårningsnummer
Detta nummer används för att spåra specifika krav. Det kan anges under skapandet av inköpsrekvisition och kopieras till inköpsorderdokumentet. Det underhålls på artikelnivå och objekt kan väljas med detta nummer i flera rapporter som MELB .
- Utför MELB- transaktion.
- Klicka på knappen Välj .
När du klickar på Fortsätt kommer du tillbaka till den första skärmen för val ... Du har också en mängd olika alternativ och bör välja de lämpligaste alternativen för att begränsa sökningen.
- Ange kravspårningsnummer.
- Kör.
Du får en lista med dokument som innehåller spårningsnumret.
Källbestämning
Källbestämning hjälper till att hitta den lämpligaste källan för ett krav, till exempel kan den föreslå vilket kontraktsavtal, vilken intern upphandlingskälla (anläggning) eller vilken leverantör som kan användas för att beställa specifikt material vid en given tidpunkt.
Källbestämning tar olika data som parametrar för den faktiska bestämningsprocessen. Dessa inkluderar dispositionsavtal, köpinfopost, fabrik i vårt företag, kvotarrangemang, källista.
Allt detta beaktas när man bestämmer den bästa möjliga källan för ett krav.
Första kontrollen görs via kvotarrangemang där systemet avgör om det finns en lämplig källa med relevant kvotarrangemang för materialet, och om lämplig källa hittas väljs det och ytterligare sökning efter källan avbryts.
Om inte, tar systemet källistan beaktas och sökte giltiga källor där. En källista består av fasta och blockerade poster. Fasta poster är för fasta leverantörer för specifikt material som är giltigt under en viss period. Blockerade poster kan inte användas som källa medan de är i den här statusen.
Slutligen letar systemet upp dispositionsavtalet och infoposten för trovärdiga källor och tilldelar dem rekvisitionen. Du har sett i föregående lektion vad som är en inköpsinfopost, och dispositionsavtal är ett schemaläggningsavtal eller kontrakt som också används i källbestämningsprocessen som inmatningsinformation.
För att använda källbestämningen måste du kryssa i kryssrutan Bestäm källa på startskärmen för inköpskrav.
Tilldelning av källa
Systemet kan utföra bakgrunds- eller förgrundskälltilldelning.
Om sökningen görs i förgrundsläget och mer än en giltig källa hittas, visas en urvalslista där användaren ska välja lämplig källa. Om bara en lämplig källa hittas tilldelas den automatiskt.
Om sökningen görs i bakgrunden måste en enda källa bestämmas och för att uppnå att systemet kommer att utföra olika funktioner i uppslaget.
Exempelvis har dispositionsavtal prioritet framför källan till inköpsinfoposten och i händelse av konflikt väljs en källa för kontraktsavtal.
Om mer än en giltig källa hittas i dispositionsavtal kommer den unika giltiga källan att vara den för den vanliga leverantören, och om ingen post är för en vanlig leverantör måste källan bestämmas manuellt.
Du kan se hur två källor erbjuds av systemet, från vilka vi måste välja bättre manuellt.
