Det kommer att finnas tillfällen när du kommer att behöva analysera stora mängder data och producera rapporter som är lätta att läsa och förstå. Pivottabeller gör det möjligt för oss att analysera sådan data och ta fram rapporter som uppfyller våra affärsrapporteringskrav.
I denna handledning kommer vi att täcka följande ämnen;
- Vad är ett pivottabell?
- Steg för steg-handledning om hur du skapar pivottabeller
- 2-dimensionella pivottabeller
- Visualisera pivottabelldata med hjälp av diagram
Vad är ett pivottabell?
En pivottabell är en sammanfattning av en stor dataset som vanligtvis innehåller de totala siffrorna, genomsnitt, minimum, maximala etc. Låt oss säga att du har försäljningsdata för olika regioner, med en pivottabell kan du sammanfatta uppgifterna efter region och hitta den genomsnittliga försäljningen per region, den maximala och minsta försäljningen per region etc. Pivottabeller gör det möjligt för oss att analysera, sammanfatta och visa endast relevanta uppgifter i våra rapporter.
Steg för steg-handledning om hur du skapar pivottabeller
Bilden nedan visar exempel på försäljningsdata samlade från North Wind Access-databasen.
Du kan ladda ner Excel-exempeldata här.
Ladda ner ovanstående Excel-datafil
Som du kan se från ovanstående bild innehåller vårt kalkylblad mycket data. Låt oss säga att vi vill skapa en sammanfattning av kunderna, gruppera alla sina beställningar efter produkt och visa kvantiteter, enhetspris och delsummor för alla transaktioner.
- Öppna Excel-filen som du laddade ner
- Klicka på INSERT-fliken i menyfliksområdet
- Du får följande fönster
- Klicka på knappen Välj tabell / intervall som visas i bilden ovan
- Du får följande minifönster
- Klicka i celladress A1
- Tryck på Ctrl + A på tangentbordet för att välja alla dataceller
- Ditt minifönster som visas visas nu enligt följande
- Klicka på knappen Stäng för att komma tillbaka till alternativfönstret
- Klicka på OK-knappen
- Välj följande fält
- Företagsnamn
- produktnamn
- Enhetspris
- Kvantitet
- Delsumma
- Ditt kalkylblad ska nu se ut enligt följande
- Observera att ovanstående data har grupperats efter kundföretagsnamn, produktnamn, enhetspris, summan av kvantiteter och summan av delsumman.
- Lägg märke till rullgardinsmenyn bredvid Radetiketter. Med den här knappen kan vi sortera / filtrera våra data. Låt oss anta att vi bara är intresserade av Alfreds Futterkiste
- Klicka på rullgardinsmenyn Radetiketter som visas nedan
- Ta bort krysset från (Välj alla)
- Välj Alfreds Futterkiste
- Klicka på OK-knappen
- Du får följande data
2-dimensionella pivottabeller
En tvådimensionell pivottabell är en tabell som har fält på både rader och kolumner. Låt oss säga att vi vill lista anställdas namn som rader och använda kolumner för att representera kundnamn och fylla i cellerna med den totala försäljningen.
- Aktivera försäljningsdatabladet
- Klicka på INSERT-fliken
- Klicka på Pivot Chart & Table
- Markera alla data. Excel bör nu komma ihåg det föregående intervallet så du behöver bara klicka på OK-knappen
- Ett nytt ark skapas med pivottabellverktygen
- Välj fälten som visas i bilden nedan
Ditt pivottabell ser nu ut enligt följande
Visualisera pivottabelldata med hjälp av diagram
Med Excel 2013 behöver du inte skapa diagrammen manuellt. Excel skapar diagrammen åt dig när du skapar dina pivottabeller, ändrar aggregerade funktioner, tillämpar filter etc.
Diagrammet nedan skapades automatiskt för oss från den enkla pivotdiagramövningen som endast filtrerade data för Alfreds Futterkiste.
Sammanfattning
Pivottabeller och diagram gör det möjligt för oss att sammanfatta och analysera stora datamängder. Vi kan använda aggregerade funktioner som SUMMA, MINIMUM, MAXIMUM, GENOMSNITT, etc. Diagrammen skapas automatiskt och uppdateras för oss av excel när vi arbetar med data.