I denna handledning kommer vi att täcka följande ämnen.
- Datavalidering
- Datafilter
- Gruppera och avgruppera
- Lägga till bilder i kalkylark
Datavalidering
Datavalidering är mycket viktigt i den meningen att det hjälper oss att undvika misstag som kan undvikas . Låt oss anta att du spelar in studenttentamen och att du vet att lägsta är 0 och högsta är 100. Du kan dra nytta av valideringsfunktioner för att säkerställa att endast värden mellan 0 och 100 anges.
Lägg till ett nytt ark i din arbetsbok genom att klicka på plusknappen längst ner på kalkylbladet.
Lägg till en kolumn för S / N, namn och poäng. Ditt ark ska se ut enligt följande
| S / N | namn | Göra |
| 1 | Jane | |
| 2 | James | |
| 3 | Jones | |
| 4 | Jonathan | |
| 5 | John |
- Klicka på fliken DATA
- Markera cellerna C2 till C6 (cellerna som ska användas för att registrera poängen)
- Klicka på rullgardinslistan Datavalidering.
- Klicka på Datavalidering.
- Du får följande dialogfönster
- Klicka på fliken Felvarning
- Ange varningstitel och meddelande som visas i diagrammet nedan.
- Klicka på OK-knappen
- Försök att ange en poäng som är större än 200. Du får följande felmeddelande
Datafilter
Datafilter tillåter oss att få data som matchar våra önskade kriterier. Låt oss säga att vi vill visa resultaten för alla elever vars namn börjar med "ja" eller få poäng som är mindre än, större än eller lika med ett visst värde, vi kan använda filter för att få sådan data.
Välj kolumnerna för namn och poäng enligt nedan
- Klicka på DATA-fliken i menyfliksområdet
- Klicka på listrutan Sortera och filtrera som visas i bilden nedan
- Klicka på Namnfiltret
- Välj textfilter
- Välj börjar med
- Du får följande fönster.
- Ange "ja" och klicka på "OK" -knappen
- Du borde bara kunna se resultaten för Jane och James.
Gruppera och avgruppera
Grupper tillåter oss att enkelt visa och dölja onödiga detaljer från antingen kolumner eller rader. Utöver det kan vi också använda grupper för att analysera data som tillhör en gemensam kategori. Låt oss illustrera detta med ett exempel. Vi kommer att använda studentpoängexemplet ovan.
- Högerklicka på poängen och välj infoga kolumn. Namnge kolumnens kön.
- Byt James till Juanita. Sätt hona för Janet och Juanita. Sätt hane för resten av eleverna. Bladet ska se ut enligt följande.
Vi kommer nu att gruppera kvinnorna tillsammans och visa deras genomsnittliga poäng och göra detsamma för männen.
- Klicka på DATA-fliken i menyfliksområdet
- Markera alla kolumner och rader med data
- Klicka på rullgardinsmenyn Grupp som visas i bilden nedan
Du får följande fönster
- Se till att alternativ för rader är valda
- Klicka på OK-knappen
- Du får följande förhandsgranskning
- Vi kommer nu att beräkna medelvärdet för kvinnor och män
- Välj hela data som visas nedan
Klicka på rullgardinsmenyn Delsumma under fliken DATA
Du får följande fönster
- Ställ in "Vid varje förändring" i kön
- Ställ in "Använd funktion" till genomsnitt
- Välj "Lägg till delsumma" för att göra poäng
- Klicka på "OK" -knappen
Ladda ner ovanstående Excel-kod
Lägga till bilder i kalkylark
Ibland vill du märka dokumenten som skrivs ut i excel med brevpapperinformation och skriva ut med företagets logotyp etc. Excel har funktioner som gör att du kan importera bilder till Excel. Kommandot för att lägga till bilder finns under fliken INSERT på menyfliksområdet.
Du får följande dialogfönster
- Du kan bläddra till valfri mapp på din dator som har bilder och du kan välja vilken bild du vill.
- Du får resultat som liknar dem som visas nedan
Självstudieövning 4
Använd kommandot fliken INSTÄLLNINGAR för att lägga till en bild efter eget val i kalkylbladet.
Sammanfattning
I den här artikeln har vi lärt oss hur man utför grundläggande aritmetiska operationer med hjälp av Excel, formaterar data och tillämpar valideringsregler, filtrerar data och hur man utnyttjar grupper för att ytterligare analysera data och förbättra presentation.