Det finns olika standardkorrespondenstyper som fakturatryck, kontoutdrag etc. Anpassade korrespondenstyper kan också skapas.
Korrespondenser kan skapas vid en viss behandling av en affärstransaktion eller i ett senare skede för redan skapade transaktionsposter.
Korrespondens kan skickas till kund / leverantör i olika format som e-post och fax. Korrespondens är i grunden brev etc. som skickas från SAP till leverantör / kund etc.
Korrespondens kan skapas individuellt eller kollektivt, ad-hoc eller via automatiserat batchjobb.
I den här handledningen lär du dig-
- Typer av korrespondens
- Korrespondenskonfigurationer
- Korrespondensgenerering
- Korrespondensutskrift
- Korrespondens via e-post
Typer av korrespondens
Nedan följer en exempellista med olika standardkorrespondenstyper, som kan kopieras för att skapa ett specifikt anpassat formulär, program etc.
| Korrespondenstyp | Korrespondensbeskrivning | Utskriftsprogram | Nödvändig data | Exempel på standard SAP-skriptform |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Betalningsmeddelanden | RFKORD00 | Dokumentnummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Kontoutdrag | RFKORD10 | Kontonummer och datum | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Växelavgiftsuttalanden | RFKORD20 | Dokumentnummer | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interna dokument | RFKORD30 | Dokumentnummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Enskilda brev | RFKORD40 | Kontonummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumentutdrag | RFKORD50 | Dokumentnummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Kunduttalanden | RFKORD11 | Kundnummer och datum | F140_CUS_STAT_01 |
Korrespondenskonfigurationer
Konfiguration av korrespondens i SAP kan utföras i följande steg nedan
Steg 1) Definiera korrespondenstyp
Sökväg: - SPRO> Ekonomisk redovisning (Ny)> Kundfordringar och leverantörsskulder> Kundkonton> Rad> Korrespondens> Gör och kontrollera inställningar för korrespondens> Definiera korrespondenstyper
Transaktionskod: - OB77
Här finns olika SAP-standardkorrespondenstyper tillgängliga. Du kan också skapa dina anpassade korrespondenstyper. Du kan ange att vilka data som krävs för att skapa en korrespondens, t.ex. för kontoutdrag kan du ange att kund / leverantörsmaster är nödvändig för uttalandet. Du kan också ange datumparametrar och texten som ska visas för datumval.
Steg 2) Tilldela program till korrespondenstyp
Sökväg: -SPRO> Ekonomisk redovisning (Ny)> Kundfordringar och leverantörsskulder> Kundkonton> Rad> Korrespondens> Gör och kontrollera inställningar för korrespondens> Tilldela program för korrespondenstyper
Transaktionskod: - OB78
Här måste du länka korrespondensgeneratorprogrammet till korrespondenstypen. Du kan också ange olika program för olika företagskoder. (Du kan också ange standardvarianten här för att programmet ska köras. Du kan skapa en sådan variant från transaktion SE38 / SA38 för programmet.)
Du kan också skapa ditt eget anpassade program som en kopia av standardprogrammet och kan göra ändringar som passar alla dina kundspecifika behov.
Steg 3) Bestäm uppkallningsfunktioner för korrespondenstyp
Sökväg: -SPRO> Ekonomisk redovisning (Ny)> Kundfordringar och leverantörsskulder> Kundkonton> Rad> Korrespondens> Gör och kontrollera inställningar för korrespondens> Bestäm uppkallningsfunktioner
Transaktionskod: - OB79
Här måste du ange att vid vilken tidpunkt du kan skapa den specifika korrespondens typen. Du kan också ange en annan inställning för olika företagskoder. De olika alternativen är: -
- Vid tidpunkten för dokumentinmatning (t.ex. FB50, FB60, etc.)
- Vid tidpunkten för bokföring av betalningar (t.ex. F-28, F-26, etc.)
- Vid tidpunkten för dokumentvisning eller ändring (t.ex. FB02, FB03, etc.)
- Vid tidpunkten för kontovisning (t.ex. FBL1N, FBL5N, etc.)
Steg 4) Tilldela korrespondensformulär till korrespondensutskriftsprogram
Sökväg: -SPRO> Ekonomisk redovisning (Ny)> Kundfordringar och kundfordringar> Kundkonton> Korrespondens> Gör och kontrollera inställningar för korrespondens> Definiera formulärnamn för korrespondens Skriv ut
Transaktionskod: - OB96
Här måste du ange vilken formdefinition som ska användas av korrespondensutskriftsprogrammet. Du kan också ange en annan inställning för olika företagskoder. (SAP-skriptformuläret definieras med hjälp av transaktionen SE71 , där de olika uppgifterna ordnas i utdataformatet för att behandlas. Detta SAP-skriptformulär definierar layouten i utdata.)
Du kan också använda tvåsiffriga formulär-ID: n, genom vilka du kan ringa olika formulär för olika formulär-ID i samma företagskod.
Detta formulär-ID kan anges i urvalsskärmen för det utskriftsprogram som genererar korrespondens. Du kan bara välja ett formulär-ID åt gången för korrespondens. Du kan skapa flera korrespondenstyper och utlösa olika form-ID.
Steg 5) Definiera avsändarinformation för korrespondens
Sökväg: -SPRO> Ekonomisk redovisning (Ny)> Kundfordringar och leverantörsskulder> Kundkonton> Rad> Korrespondens> Gör och kontrollera inställningar för korrespondens> Definiera avsändarinformation för korrespondensformulär
Transaktionskod: - OBB1
Här kan du länka informationen för sidhuvud, sidfot, signatur och avsändare. Denna text definieras med hjälp av transaktionen SO10 med text-ID som länkat ovan (t.ex. ADRS). Du kan också ange en annan inställning för olika företagskoder. (Även tvåsiffrig avsändarvariant kan definieras, vilket du kan ge till urvalsparametrarna för utskriftsprogrammet. Detta kommer att möjliggöra olika avsändarinformation inom samma företagskod.)
Steg 6) Definiera sorteringsvarianter för korrespondens
Sökväg: -SPRO> Ekonomisk redovisning (Ny)> Kundfordringar och leverantörsskulder> Kundkonton> Rad> Korrespondens> Gör och kontrollera inställningar för korrespondens> Definiera sorteringsvarianter för korrespondens
Transaktionskod: - O7S4
Du kan här ange att i vilken ordning korrespondensbokstäverna ska genereras. Till exempel om du genererar kontoutdrag för flera leverantörer sorteras leverantörer i den här ordningen och sedan genereras brevet. Denna sorteringsvariant kan ges i urvalsskärmen för det utskriftsprogram som genererar korrespondens.
Steg 7) Definiera sorteringsvarianter för rader i korrespondens
Sökväg: -SPRO> Ekonomisk redovisning (Ny)> Kundfordringar och leverantörsskulder> Kundkonton> Rader> Korrespondens> Gör och kontrollera inställningar för korrespondens> Definiera sorteringsvarianter för rader
Transaktionskod: - O7S6
Du kan här ange att i vilken ordning de olika raderna ska visas i korrespondensbokstäver. Till exempel om ett leverantörskontoutdrag har flera fakturor, sorteras fakturorna i den här ordningen och sedan genereras brevet.
Denna sorteringsvariant kan ges i urvalsskärmen för det utskriftsprogram som genererar korrespondens.
Korrespondensgenerering
Som visats tidigare även vid konfigurering av anropspunkten, kan korrespondensen genereras vid följande tidpunkter: -
- Vid tidpunkten för dokumentinmatning (t.ex. FB50, FB60, etc.)
- Vid tidpunkten för bokföring av betalningar (t.ex. F-28, F-26, etc.)
- Vid tidpunkten för dokumentvisning eller ändring (t.ex. FB02, FB03, etc.)
- Vid tidpunkten för kontovisning (t.ex. FBL1N, FBL5N, etc.)
Korrespondens kan skapas för ett visst dokument eller för leverantör (er) / kund (er). Efterföljande bilder kommer att förklara genereringen av korrespondens via olika sätt och dess utskrift.
Korrespondensgenerering (metod A): -
Korrespondensen kan genereras när du skapar, ändrar eller visar dokumentet.
För detta går du till Miljö> Korrespondens och väljer relevant typ av korrespondens, t.ex. se nedanstående skärm i FB70 kundfakturaskapande : -
På samma sätt kan du skapa korrespondensen från dokumentvisning / ändring från transaktionen, som i FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, etc.
Korrespondensgenerering (metod B)
För befintliga bokföringsdokument kan du använda transaktionskod FB12 .
Därefter anger du företagskoden och kommer att fråga korrespondenstypen. Välj Korrespondenstyp så ber du dig att ange dokumentnummer / kontonr. etc. baserat på inställningen för korrespondens. Efter detta begärs korrespondens.
Korrespondensgenerering (metod C)
Från transaktion F.27 kan du skapa korrespondens (kontoutdrag) för leverantör (er) / kund (er).
Här "Indikator i huvudregistret" bör det angivna värdet matcha det värde som anges i kund- / leverantörens stamdata> Företagskod> Korrespondens.
Om du markerar kryssrutan "Individuell begäran", om samma leverantör / kund har rader i flera företagskoder, genereras ett separat uttalande för varje företagskod.
Korrespondensutskrift
Korrespondensutskrift (metod A): -
Använd transaktionskod F.61 för att skriva ut den relevanta motsvarande typen som redan genererats. Vid körning kommer den helt enkelt att skriva ut korrespondensen (Om e-post / fax etc. är konfigurerat, genereras utdata i det formatet)
Korrespondensutskrift (metod B): -
Från transaktion F.64 kan du se korrespondensbrevet (Spool) genereras och skriva ut det. (Skillnaden från F.61 är att du i F.64 också kan utföra andra åtgärder (som radera, förhandsgranskning etc.) för korrespondensbegäran som redan genererats.)
Den genererade spolen kan ses och skrivas ut från transaktion SP02 eller System> Egen spoolbegäran.
Korrespondens via e-post
Behåll e-postadressen i inställningen i kund- / leverantörmastern> Allmänna data> Fliken Adress> Kommunikation och välj kommunikationsmetoden som e-post.
Behåll även e-post-id: t i kund- / leverantörsmaster> Företagskoddata> Fliken Korrespondens.
Då kommer korrespondensen för den här kunden / säljaren att genereras i e-postformat istället för utskriftsutmatning (med hänsyn till användarutgångsinställningen för att bestämma kommunikationsmetoden i användarutgången i nästa bild.)
(Obs: På samma sätt kan du göra inställningar för faxutmatning genom att välja standardkommunikation som FAX och underhålla faxnummer.)
Denna artikel har bidragit av Manisha Singh