Vad är problemhantering?
Problemhantering är processen för att göra andra medvetna om problemet och sedan lösa det så snabbt som möjligt
För att förstå detta, gör följande övning -
Det finns några typiska problem i projektet
Strategi
- Projektet är utom budgeten
- Brist på synligt ledningsstöd för projektet
- Projektkommunikation har varit ineffektiv
- Förvaltningsprocessen projektet inte följer standarden
Definition
- Fel projektmål
- Projektomfång definieras inte korrekt
- Oklara projektkrav
Personalavdelning
- Projektgruppen saknar färdigheter för att slutföra projektet
- Projektgruppen är för stor eller för liten och därmed svår att hantera
- Projektgruppen är dåligt organiserad. De vill inte arbeta som ett team
- Brist på skickliga medlemmar på grund av ledighet eller avgång.
Scheman
- Projektplanen är för stram. Du har inte tillräckligt med arbetskraft för att klara deadlines.
- Projektet behöver några ingångar som testmaterial, programvaruverktyg etc. ... men leveransen är försenad .
Varför uppstår problem?
Det finns massor av skäl som orsakar problem. De flesta orsakerna har mänskliga misstag som orsak. Testchefen, som leder projektet, bör ta det fulla ansvaret för det projektfel.
Här är några vanliga misstag som orsakar problemen
Matcha resurser till fel projekt
Guru99 Bank är ett komplext och stort projekt. Du behöver många personal med testkunskaper . Men du valde resurser med utvecklingsfärdigheter. Vad blir problemet?
Följande problem kan hända
- Mycket tid kommer att slösas bort eftersom utvecklarna inte är utbildade testare och kommer att behöva lära sig testa. Tidsfrist kan missas.
- Testkvaliteten kan drabbas.
Matchning av resurser till projekt är den viktigaste faktorn i projektledning och ses som ett kritiskt stadium för projektsucces. Matchande resurser för att projektet ska säkerställa resurser kompetens kan nå projektets förväntan.
Projektledarens brist på ledningsförmåga
Du tilldelas som testchef för Guru99 Bank-projektet. Det är goda nyheter, men du har aldrig lyckats ett projekt förut. Du har ingen erfarenhet av att hantera ett projekt, det kan orsaka stora problem.
Att styra ett projekt är svårt och det är ännu svårare om projektledaren inte har någon erfarenhet av att hantera projektet väl. Erfarenhet av att driva projektstatusmöten, hantera risker och hantera projektets intressenter är mycket viktigt för en framgångsrik utveckling och genomförande av ett projekt.
Projekt schema
Ett för hårt eller löst schema är en av anledningarna till att projektförloppet försenas eller överskridits. Denna situation kan uppstå om projektledaren ställer in orealistiska tidsplaner mot projektuppgifter.
Underskattar
Vet vem som är och vad du kan göra. Det stora misstaget Testchefen gör är att han tycker att det är lätt att slutföra alla projekt. Du måste vara realistisk i ditt tänkande och se till att du inte underskattar dina behov från början.
Ignorera de små problemen
Några små problem för närvarande kan bli värre i framtiden. Se följande exempel:
Att ignorera problem gör bara problemen värre, så det är lämpligt att göra plats för dessa problem och utveckla en praktisk lösning, även dessa problem är små.
Följ inte processen
Testhantering är en stor process som chefen måste följa strikt. Att inte följa processen betyder att du bryter mot regeln.
Att ha en process på plats ger dig struktur och organisation och minskar risken för att projekt löper risk
Inte lyssnar på andra
Du är testchef för projektet; du har den högsta positionen i projektgruppen. Men du kan inte göra någonting ensam; du behöver ditt projektteam.
Teammedlemmar är förmodligen de mest medvetna om kommande utmaningar eller problem med ett projekt genom sitt dagliga arbete. Om en testchef inte lyssnar på medlemmarnas råd och avskräcker hans projektteam från att komma med förslag, kan han slutligen sluta med att projektet misslyckas.
Problemhanteringsmetod
Låt oss börja ämnet med följande scenario
I projektet Guru99 Bank måste du analysera och tydliggöra kundkravet för att kunna göra testplanen. Här är ett scenario
I det här fallet hände en fråga. Det kom från kunden. På fem dagar ändrade han kravet tre gånger. Fickle-klienter kan vara ett stort besvär eftersom han inte vet vad han vill, förrän ett visst stadium är klart.
Detta ämne visar dig steg-för-steg-riktlinjer för att lösa problemet.
Spela in
Vid någon tidpunkt under projektet kommer de risker som du identifierade i planeringsstegen att bli sanna och du har ett problem. Du måste registrera alla händelser eller problem som har hänt och hotar framgången för ditt projekt
I många projekt kommer problemen troligen att uppstå i början av projektet. Så det är en smart idé att upptäcka och diskutera frågor under projektinitieringen .
När ett problem identifieras bör du göra följande:
Spela in projektproblemen
Ett av de bästa verktygen för att registrera projektproblemen är problemloggen . Problemloggen hjälper dig att fokusera på att hitta en lösning på ett problem.
Du kan skapa problemloggen själv eller använda mall för problemloggen i den här artikeln som referens.
Ställ in prioritetsnivå
Glöm inte frågan prioritet, du tilldelar alltid en prioritetsnivå till en fråga. Det finns tre prioriterade frågor som ofta används
Vilken prioritet kommer du att ställa för frågan som nämns i ovanstående ämnen? Vilken prioritet kommer du att ställa in för problemet som nämns ovan (Kundens ändringskrav ofta)?A) KritiskB) Major
C) Mindre
felaktigt korrekt
Om kunden inte fixar kravet kan TestManager inte uppskatta och skapa planen. Projektet kan inte fortsätta.
Det är kritisk fråga och måste lösas omedelbart
Tilldela ägaren till problemen
Tilldela projektfrågan till den person som är bäst lämpad att hantera det. Den personen är någon i eller utanför projektgruppen. Men om du tilldelar det ser någon utanför teamet till att de vet vad de går in i!
För vår ovanstående fråga om kundförändringskrav kan du välja en person som har bästa kommunikationsförmåga för att lösa problemet. Han kommer att arbeta som en broingenjör för att förhandla med kunden, be dem fixa kravet för att fortsätta projektet.
Spåra problemstatus
Efter att ha tilldelat ägaren till problemet måste du kontrollera problemloggen och uppdatera problemstatusen regelbundet. Följande siffror representerar typen av risk
Rapportera
Dokumentera de viktiga projektfrågorna i dina vanliga rapporter (framhäva) och eskalera frågor med hög prioritet till projektkortet.
Expertprojektledare är starkt beroende av en statusrapport om projektproblem, särskilt om ett projekt är stort och har många intressenter.
För att hjälpa dig att skapa din egen rapport kan du använda eller använda mall för rapportprojekt i denna artikel.
Kontrollera projektproblem
Projektledaren ansvarar för kontrollen av projektfrågor och bör noga överväga följande aktiviteter
- Bekräfta de personer som kan ha en inverkan på att lösa problemet.
- Stoppa alla aktiviteter kring problemen och innan du löser problemet först. Du är projektledare och kontrollerar situationen, skynda dig inte på projektet om du inte löser problem.
- Tänk nu hårt på att följa frågor för varje nummer i loggen
- Skapa en lista med möjliga åtgärder eller alternativ som kan erbjuda det genombrott du söker. Begränsa sedan din lista och välj de alternativ som mest sannolikt kommer att lösa problemet.
Felaktigt korrekt
I ovanstående interaktiva element kan du använda vilken åtgärd som helst för att lösa problemet, t.ex. A, B eller C. Men i vissa fall kan du bara använda ett alternativ, kanske inte tillräckligt för att lösa problemet helt. Det bästa sättet är att kombinera alla alternativ.
Till exempel, om du väljer alternativ A ”Håll mötet med kunden för att göra kravet klart och grundläggande så snart som möjligt”. Vad gör du om du och din kund inte kan göra det slutgiltiga kravet efter ett sådant möte? Du måste få mer support från högre nivå för att förhandla med kunden (alternativ B). Om kunderna inte är professionella vet de inte ens exakt deras krav. I sådana fall bör du föreslå nya idéer till kunden om produktkravet.